Términos y condiciones
1. Generalidades
Las relaciones contractuales con CITAE, en adelante “CITAE” o la “Plataforma”, se regirán por los presentes Términos y Condiciones, los cuales son obligatorios y vinculantes para cualquier Comercio, administrador, colaborador o usuario que acceda, navegue, se registre o utilice los servicios ofrecidos por CITAE.
CITAE es una plataforma tecnológica que permite a los Comercios administrar citas, reservas, clientes, recordatorios, servicios, colaboradores, reportes, promociones, pagos, facturación y demás herramientas relacionadas con la operación de negocios de servicios, según las funcionalidades disponibles y el Plan contratado.
Cualquier persona o Comercio que no acepte estos Términos y Condiciones deberá abstenerse de navegar, registrarse o utilizar la Plataforma, la App o cualquiera de los Servicios de CITAE.
El uso de los Servicios no está permitido para personas menores de dieciocho años ni para personas que no tengan capacidad legal para obligarse, salvo que actúen mediante representante legal autorizado.
2. Definiciones
- “CITAE”: plataforma tecnológica que ofrece herramientas digitales para la administración de citas, reservas, clientes, recordatorios, reportes, ventas, pagos, facturación y operación de negocios de servicios.
- “App”: aplicación móvil o versión digital de CITAE disponible para el Comercio, sus colaboradores o Usuarios Finales, según corresponda.
- “Plataforma”: sitio web, panel administrativo, aplicación móvil, sistema de reservas, páginas públicas, formularios, integraciones y cualquier otro servicio digital operado por CITAE.
- “Comercio”: negocio, empresa, local, consultorio, barbería, estética, salón, spa, clínica, estética canina, profesional independiente o cualquier prestador de servicios que utiliza CITAE para administrar su operación.
- “Usuario Administrador”: persona autorizada por el Comercio para gestionar la Cuenta, configurar servicios, personal, horarios, precios, reservas, reportes y demás funciones de la Plataforma.
- “Colaborador”, “Personal” o “Staff”: empleado, recepcionista, profesional, prestador de servicio o cualquier persona autorizada por el Comercio para utilizar CITAE dentro de la Cuenta del Comercio.
- “Usuario Final”: persona que agenda, reserva, modifica, cancela, paga o recibe servicios ofrecidos por un Comercio a través de CITAE.
- “Cliente del Comercio”: persona registrada por el Comercio dentro de CITAE para gestionar citas, historial de servicios, recordatorios, seguimiento o atención.
- “Cuenta”: acceso digital creado por el Comercio para utilizar los Servicios de CITAE.
- “Clave” o “Clave de Ingreso”: contraseña, código o método de autenticación utilizado para acceder a la Cuenta.
- “Plan”: paquete de servicios contratado por el Comercio, el cual puede incluir distintas funcionalidades, límites, beneficios, precios o condiciones.
- “Servicios”: funcionalidades ofrecidas por CITAE al Comercio, de acuerdo con el Plan contratado y la disponibilidad técnica de la Plataforma.
- “Servicios Adicionales”: funcionalidades, integraciones, módulos, configuraciones, soporte, mensajes, pagos, facturación o herramientas que pueden tener un costo adicional al Plan contratado.
- “Reserva” o “Cita”: registro de un horario, servicio, colaborador o espacio destinado para que el Comercio preste un servicio al Usuario Final.
- “Servicios del Comercio”: servicios reales, físicos, profesionales o comerciales que el Comercio ofrece directamente a sus Usuarios Finales.
- “Marketplace” o “Directorio Citae”: espacio público o funcionalidad, actual o futura, donde los Comercios puedan aparecer para recibir reservas, consultas o mayor visibilidad.
- “Tarifa”: precio que el Comercio debe pagar a CITAE por el Plan contratado y, en su caso, por Servicios Adicionales.
- “Comisión”: cargo que CITAE podrá aplicar por funcionalidades específicas, pagos procesados, servicios adicionales o integraciones, cuando corresponda.
- “Proveedor Externo”: tercero que participa en la operación de CITAE, como servicios de hosting, almacenamiento, mensajería, mapas, pagos, facturación, analítica o soporte.
3. Servicios de CITAE
CITAE comercializa y pone a disposición de los Comercios una plataforma tecnológica para administrar su operación diaria. Los Servicios podrán incluir agenda digital, reservas en línea, recordatorios automáticos, base de datos de clientes, historial de citas, gestión de servicios, gestión de colaboradores, reportes, ventas, promociones, app móvil, pagos, facturación, marketplace, soporte y demás herramientas disponibles según el Plan contratado.
Algunas funcionalidades podrán estar sujetas a disponibilidad técnica, activación previa, contratación adicional, integración con terceros, configuración del Comercio o al Plan seleccionado. CITAE no garantiza que todas las funcionalidades estén disponibles para todos los Comercios, Planes, ubicaciones o usuarios.
CITAE actúa únicamente como proveedor tecnológico. CITAE no presta directamente los Servicios del Comercio, no controla la calidad de dichos servicios y no participa en la relación comercial directa entre el Comercio y el Usuario Final, salvo en las funciones tecnológicas que la Plataforma permita.
4. Condiciones para acceder a los Servicios de CITAE por parte del Comercio
4.1. Condiciones técnicas. Para utilizar CITAE, el Comercio deberá contar con conexión a internet, equipo compatible, navegador actualizado, dispositivo móvil o computadora, correo electrónico activo y cualquier otro elemento técnico necesario para el correcto uso de la Plataforma. CITAE no será responsable por fallas atribuibles al internet, dispositivos, navegadores, sistemas internos o configuración técnica del Comercio.
4.2. Registro y acceso a la Plataforma. Para acceder a los Servicios, el Comercio deberá registrarse en la Plataforma y proporcionar información verdadera, completa y actualizada. La persona que registre al Comercio declara contar con autorización suficiente para obligarlo frente a CITAE.
El Comercio podrá acceder a su Cuenta mediante correo electrónico, contraseña, código de verificación u otro método habilitado por CITAE. El Comercio será responsable de mantener la confidencialidad de sus accesos y de todas las acciones realizadas desde su Cuenta.
4.3. Información del Comercio. El Comercio deberá proporcionar información válida y actualizada, incluyendo nombre del negocio, tipo de negocio, teléfono, correo, dirección, horarios, servicios, precios, personal, disponibilidad y cualquier otro dato necesario para operar correctamente la Plataforma.
CITAE no será responsable por errores, reclamos, pérdidas, cancelaciones, citas incorrectas o conflictos derivados de información falsa, incompleta, desactualizada o mal configurada por el Comercio.
CITAE podrá rechazar, suspender o cancelar una Cuenta cuando detecte información falsa, actividad sospechosa, duplicidad, fraude, incumplimiento de estos Términos o cualquier uso que pueda afectar a CITAE, usuarios o terceros.
5. Planes y forma de pago
CITAE podrá ofrecer distintos Planes de suscripción, los cuales podrán variar en precio, funcionalidades, límites, número de usuarios, colaboradores, sucursales, reservas, mensajes, reportes, integraciones, soporte, pagos, facturación y demás herramientas incluidas.
El Comercio podrá contratar un Plan mensual, anual, promocional, gratuito por tiempo limitado, demo, acceso anticipado o cualquier otra modalidad que CITAE determine.
La suscripción mensual se cobrará de forma recurrente conforme al método de pago registrado por el Comercio, salvo que se cancele antes del siguiente periodo de facturación.
La suscripción anual, en caso de existir, podrá requerir el pago anticipado del periodo contratado. La cancelación anticipada de una suscripción anual no implicará reembolso, salvo que CITAE indique expresamente lo contrario o que la ley aplicable lo exija.
CITAE podrá ofrecer pruebas gratuitas, descuentos, meses gratis, promociones o accesos especiales. Estas promociones estarán sujetas a las condiciones establecidas por CITAE y podrán modificarse, limitarse o cancelarse en caso de abuso, duplicidad, fraude o incumplimiento de estos Términos.
6. Tarifas, Comisiones y Facturación
6.1. Forma de pago del Plan. El pago de los Planes podrá realizarse mediante tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia, pasarela de pago, cobro recurrente o cualquier otro medio habilitado por CITAE.
El Comercio deberá proporcionar datos correctos para el pago, facturación y tratamiento fiscal que corresponda. CITAE no será responsable por errores derivados de datos fiscales, bancarios o administrativos incorrectos proporcionados por el Comercio.
6.2. Cambios en Planes, Tarifas y Comisiones. CITAE podrá modificar sus Planes, precios, beneficios, límites, comisiones o Servicios Adicionales. Cuando dichos cambios afecten a una suscripción activa, CITAE podrá notificar al Comercio mediante correo electrónico, Plataforma, App o cualquier medio disponible.
El Comercio podrá cambiar de Plan cuando la Plataforma lo permita. Si el cambio implica un costo mayor, este podrá cobrarse de inmediato o en el siguiente periodo de facturación. Si implica un costo menor, el ajuste podrá verse reflejado en el siguiente periodo, sin que esto genere necesariamente derecho a reembolso.
6.3. Impuestos y facturación. El Comercio será responsable de cumplir sus obligaciones fiscales relacionadas con los Servicios del Comercio que presta a sus Usuarios Finales. En caso de que CITAE ofrezca herramientas de facturación, el Comercio será responsable de verificar la información fiscal, emitir correctamente sus comprobantes y atender cualquier aclaración con clientes o autoridades.
7. Funcionalidad de Reserva de citas
Por medio de CITAE, el Comercio podrá administrar citas, reservas, horarios, servicios, disponibilidad, colaboradores y clientes, según las funcionalidades disponibles en su Plan.
El Comercio será responsable de configurar correctamente la duración de sus servicios, horarios de atención, disponibilidad de colaboradores, precios, políticas de cancelación, servicios activos, promociones y cualquier información visible para el Usuario Final.
Cuando un Usuario Final realice una Reserva, el Comercio deberá respetar la información publicada y atender la cita conforme a sus propias políticas. CITAE no será responsable por cancelaciones, retrasos, falta de atención, cambios de precio, errores de agenda o inconformidades relacionadas con los Servicios del Comercio.
La Plataforma podrá permitir funciones como:
- Reservas en línea por parte del Usuario Final.
- Reservas creadas manualmente por el Comercio o su Personal.
- Asignación de citas por colaborador, servicio, horario o sucursal.
- Confirmación, edición, cancelación o reprogramación de citas.
- Recordatorios por correo, SMS, WhatsApp u otros medios disponibles.
- Gestión de clientes e historial de servicios.
- Reportes de citas, ventas, colaboradores, clientes o desempeño.
- Bloqueo de horarios, pausas, vacaciones o disponibilidad especial.
- Notificaciones operativas relacionadas con reservas y cambios de agenda.
8. Funcionalidad de Marketplace o Directorio Citae
CITAE podrá ofrecer un marketplace, directorio o espacio público en el que los Comercios puedan aparecer para recibir reservas, consultas o mayor visibilidad frente a Usuarios Finales.
La participación del Comercio en el Marketplace o Directorio Citae podrá estar sujeta al Plan contratado, disponibilidad técnica, configuración del Comercio, aprobación de CITAE o aceptación de condiciones adicionales.
CITAE no garantiza una posición específica dentro de resultados, número de visualizaciones, reservas, clientes, ingresos o crecimiento comercial derivado del Marketplace o Directorio.
El Comercio será responsable de mantener actualizada la información pública que aparezca en dicho espacio, incluyendo nombre comercial, servicios, precios, horarios, ubicación, fotografías, políticas y disponibilidad.
9. Roles y permisos dentro de la Cuenta del Comercio
El Comercio podrá crear usuarios, roles o accesos para su Personal, tales como dueño, administrador, recepcionista, profesional, colaborador u otros perfiles disponibles dentro de CITAE.
El Comercio será responsable de asignar correctamente los permisos de cada usuario, limitar accesos, cancelar cuentas de colaboradores que ya no trabajen con el Comercio y supervisar el uso que su Personal haga de la Plataforma.
Toda acción realizada desde una Cuenta, usuario o acceso autorizado por el Comercio se entenderá realizada por el Comercio. CITAE no será responsable por errores, eliminaciones, cambios, descargas de información, modificaciones de agenda, uso indebido o accesos realizados por Personal autorizado por el propio Comercio.
10. Responsabilidades del Comercio
El Comercio asume las siguientes obligaciones y responsabilidades:
- Pagar oportunamente el Plan contratado, Servicios Adicionales, comisiones, impuestos o cargos aplicables.
- Prestar directamente los Servicios del Comercio ofrecidos a sus Usuarios Finales.
- Respetar las reservas, horarios, precios, promociones y condiciones publicadas por el propio Comercio.
- Atender cambios, cancelaciones, devoluciones, reclamaciones o inconformidades de sus Usuarios Finales.
- Mantener actualizada su información, servicios, precios, horarios, ubicación, personal y disponibilidad.
- Contar con permisos, licencias, autorizaciones, títulos profesionales, certificaciones o requisitos legales necesarios para operar.
- No ofrecer servicios falsos, engañosos, ilegales, peligrosos o no autorizados.
- Usar CITAE únicamente para fines lícitos y relacionados con su actividad comercial.
- Proteger los datos personales de sus clientes y contar con autorización suficiente para registrarlos en CITAE.
- Capacitar a su Personal en el uso correcto de la Plataforma.
- Mantener la confidencialidad de sus accesos, contraseñas, usuarios y dispositivos.
- No copiar, modificar, revender, sublicenciar o explotar indebidamente la tecnología de CITAE.
- No utilizar CITAE para enviar spam, comunicaciones no autorizadas o mensajes contrarios a la ley.
- Responder por cualquier reclamo de Usuarios Finales relacionado con sus servicios, precios, atención, calidad, puntualidad o cancelaciones.
El Comercio acepta que CITAE es únicamente una herramienta tecnológica y que la relación de prestación de servicios ocurre directamente entre el Comercio y el Usuario Final.
11. Responsabilidad de CITAE por los Servicios
CITAE realizará esfuerzos razonables para mantener la Plataforma disponible y funcionando correctamente. Sin embargo, el Comercio reconoce que pueden existir interrupciones por mantenimiento, actualizaciones, fallas de internet, errores técnicos, ataques, proveedores externos, servicios de hosting, servicios de mensajería, pasarelas de pago, herramientas de facturación o causas fuera del control de CITAE.
CITAE no garantiza disponibilidad absoluta, ausencia total de errores, aumento de ventas, eliminación de cancelaciones, asistencia perfecta de clientes, crecimiento comercial inmediato ni resultados específicos para el Comercio.
CITAE no será responsable por los Servicios del Comercio, su calidad, puntualidad, precio, legalidad, disponibilidad, cancelación, devolución, promoción, atención o cumplimiento frente al Usuario Final.
CITAE tampoco será responsable por errores derivados de información mal capturada, horarios incorrectos, servicios desactualizados, precios mal configurados, permisos internos mal asignados o uso indebido de la Plataforma por parte del Comercio o su Personal.
12. Pagos en línea, cobros y devoluciones
En caso de que CITAE habilite funciones de pagos en línea, cobros, anticipos, abonos, depósitos, conciliación, comisiones, facturación o cualquier herramienta relacionada con pagos, dichas funciones podrán estar sujetas a disponibilidad técnica, proveedores externos, validaciones, políticas antifraude, comisiones y términos adicionales.
El Comercio será responsable de los precios, cargos, devoluciones, cancelaciones, propinas, anticipos, promociones, impuestos y comprobantes relacionados con los Servicios del Comercio que ofrece a sus Usuarios Finales.
CITAE no será responsable por disputas de pago derivadas de servicios no prestados, servicios mal prestados, cancelaciones, retrasos, inconformidades del Usuario Final, errores del Comercio o datos incorrectos proporcionados por el Comercio.
En caso de contracargos, reclamaciones, cargos desconocidos, fraudes o devoluciones, CITAE podrá solicitar información al Comercio, suspender funciones de pago, retener fondos, cancelar operaciones o tomar las medidas necesarias conforme a sus políticas y a las reglas de los proveedores de pago.
Se declara expresamente que CITAE no es una entidad financiera, banco, emisor de medios de pago ni presta servicios bancarios, cambiarios o de intermediación financiera.
13. Prohibiciones del Comercio
El Comercio no podrá utilizar CITAE para:
- Ofrecer, promover o administrar servicios ilegales, fraudulentos, engañosos o no autorizados.
- Realizar actividades que violen la legislación aplicable.
- Suplantar identidad o registrar información falsa.
- Usar datos personales sin autorización.
- Enviar spam, promociones no autorizadas o comunicaciones abusivas.
- Ofrecer servicios médicos, financieros, legales o regulados sin los permisos correspondientes.
- Facilitar actividades discriminatorias, violentas, sexuales ilícitas o que involucren menores de edad de forma ilegal.
- Intentar acceder, copiar, dañar, modificar o vulnerar sistemas de CITAE.
- Revender, sublicenciar, copiar o explotar comercialmente la Plataforma sin autorización de CITAE.
- Utilizar CITAE de forma que afecte a otros usuarios, a la Plataforma, a proveedores externos o a terceros.
14. Servicios de terceros
Algunas funcionalidades de CITAE podrán depender de proveedores externos, incluyendo servicios de hosting, almacenamiento, mapas, mensajería, WhatsApp, SMS, correo electrónico, pagos, facturación, analítica, soporte, autenticación o seguridad.
CITAE no será responsable por fallas, interrupciones, cambios de precio, cambios de políticas, retrasos, errores, bloqueos o indisponibilidad atribuible a dichos proveedores externos.
El uso de determinadas funcionalidades podrá requerir la aceptación de términos, políticas o condiciones adicionales establecidas por dichos terceros.
15. Datos de clientes finales cargados por el Comercio
El Comercio declara y garantiza que cuenta con autorización suficiente para registrar, cargar, administrar y tratar datos personales de sus clientes dentro de CITAE.
El Comercio instruye a CITAE para tratar dichos datos únicamente en la medida necesaria para prestar los Servicios contratados, incluyendo gestión de citas, recordatorios, historial, reportes, soporte, pagos o facturación cuando aplique.
El Comercio será responsable de informar a sus clientes sobre el uso de herramientas tecnológicas para la gestión de citas, recordatorios y administración de servicios.
El Comercio se obliga a no ingresar datos sensibles, médicos, financieros, patrimoniales o especialmente protegidos, salvo que cuente con autorización suficiente y que CITAE permita técnicamente dicho tratamiento.
16. Seguridad, auditoría y uso correcto de la Plataforma
CITAE podrá registrar actividad dentro de la Plataforma con fines de seguridad, soporte, auditoría, prevención de fraude, solución de errores y cumplimiento de estos Términos.
El Comercio acepta que CITAE podrá revisar registros de acceso, actividad de usuarios, cambios relevantes, operaciones, configuraciones, incidencias técnicas y cualquier información necesaria para proteger la Plataforma, atender solicitudes o prevenir usos indebidos.
El Comercio será responsable de reportar oportunamente cualquier acceso no autorizado, pérdida de contraseña, uso sospechoso, error grave o vulneración de seguridad relacionada con su Cuenta.
17. Vigencia, cancelación y terminación del contrato
Los presentes Términos y Condiciones estarán vigentes desde el momento en que el Comercio acepte su contenido, cree una Cuenta, contrate un Plan o utilice los Servicios de CITAE.
El Comercio podrá cancelar su suscripción conforme al procedimiento disponible en la Plataforma o mediante los canales oficiales de soporte de CITAE. La cancelación deberá realizarse antes del siguiente periodo de facturación para evitar un nuevo cobro.
Salvo que CITAE indique lo contrario o que la ley aplicable lo exija, los pagos correspondientes a periodos ya iniciados no serán reembolsables.
Después de la cancelación, el Comercio podrá perder acceso a funcionalidades, información, reportes, clientes, citas o configuraciones, conforme a la política de conservación, exportación y eliminación de datos aplicable.
18. Suspensión o cancelación de Cuenta
CITAE podrá suspender o cancelar temporal o definitivamente una Cuenta cuando detecte falta de pago, uso indebido, actividad sospechosa, fraude, incumplimiento de estos Términos, afectación a terceros, riesgo de seguridad, datos falsos, uso no autorizado de datos personales, reventa de accesos o cualquier conducta que pueda dañar a CITAE, sus usuarios o terceros.
La suspensión o cancelación de una Cuenta no liberará al Comercio de obligaciones de pago pendientes, responsabilidades frente a Usuarios Finales ni cualquier obligación que por su naturaleza deba sobrevivir a la terminación de la relación.
19. Responsabilidad
CITAE no será responsable por daños indirectos, pérdida de ingresos, pérdida de clientes, pérdida de oportunidades comerciales, cancelaciones, errores de agenda, datos incorrectos, fallas de comunicación, servicios no prestados por el Comercio, reclamos de clientes finales o cualquier consecuencia derivada del uso incorrecto de la Plataforma por parte del Comercio o sus colaboradores.
CITAE no responderá por fallas de internet, dispositivos, navegadores, sistemas internos del Comercio, proveedores externos, pasarelas de pago, servicios de mensajería, servicios de facturación, servicios de mapas o cualquier tercero ajeno al control directo de CITAE.
En cualquier caso, la responsabilidad total de CITAE frente al Comercio estará limitada al monto efectivamente pagado por el Comercio a CITAE durante los últimos seis meses previos al evento que origine la reclamación, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario.
20. Propiedad Intelectual
La Plataforma, software, código, diseño, interfaz, marca, logotipos, textos, estructura, funcionalidades, bases de datos, reportes, flujos, materiales comerciales, documentación, contenidos visuales y cualquier elemento relacionado con CITAE son propiedad de CITAE o de sus licenciantes.
Queda prohibida la copia, reproducción, distribución, modificación, venta, sublicenciamiento, ingeniería inversa, extracción, explotación comercial o uso no autorizado de cualquier elemento de CITAE.
El Comercio no adquiere derechos de propiedad intelectual sobre CITAE por el simple uso de la Plataforma o contratación de un Plan.
21. Uso de nombre comercial, logos y testimonios
CITAE no utilizará el nombre comercial, logotipo, fotografías, testimonios o información identificable del Comercio con fines publicitarios sin autorización previa del Comercio.
En caso de contar con dicha autorización, CITAE podrá incluir al Comercio en casos de éxito, materiales promocionales, sitio web, redes sociales, presentaciones comerciales o comunicaciones relacionadas con la Plataforma.
22. Modificaciones a los Términos y Condiciones
CITAE podrá modificar estos Términos y Condiciones cuando existan cambios legales, técnicos, comerciales, operativos, de seguridad, de funcionalidades, de proveedores externos o de funcionamiento de la Plataforma.
Las modificaciones podrán notificarse mediante el sitio web, Plataforma, App, correo electrónico o cualquier otro medio disponible. El uso continuado de CITAE después de la publicación o notificación de cambios implicará la aceptación de la versión actualizada.
El Comercio será responsable de revisar periódicamente estos Términos y Condiciones para conocer la versión vigente.