1. Generalidades

El presente Aviso de Privacidad de CITAE, en adelante “CITAE” o la “Plataforma”, establece la forma en que se recaban, utilizan, almacenan, protegen, comparten y tratan los Datos Personales obtenidos a través del sitio web, aplicación móvil, plataforma administrativa, sistema de reservas, formularios, encuestas, demos, comunicaciones comerciales, app de sondeo y demás medios relacionados con los servicios de CITAE.

CITAE se preocupa por la protección de los Datos Personales de los Usuarios Finales, Comercios, administradores, colaboradores, prospectos comerciales, clientes de los Comercios y cualquier persona que interactúe con la Plataforma. Por ello, este Aviso de Privacidad explica las finalidades del tratamiento, los datos que pueden recabarse, los medios para ejercer derechos y las medidas generales de protección aplicables.

El uso de la Plataforma, el registro de una cuenta, el envío de formularios, la solicitud de una demo, la participación en encuestas, la realización de una reserva o la comunicación con CITAE implica que el titular ha sido informado sobre el tratamiento de sus Datos Personales conforme al presente Aviso de Privacidad.

Para efectos de este documento, CITAE podrá tratar Datos Personales de manera directa cuando el titular los proporcione en la Plataforma o de manera indirecta cuando sean ingresados por un Comercio, colaborador autorizado, prospectador, proveedor o tercero relacionado con la operación de los Servicios.

2. Definiciones

“Datos Personales”: cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable.

“Datos Sensibles”: aquellos Datos Personales que puedan revelar aspectos íntimos del titular o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o riesgo grave, incluyendo información médica, datos biométricos, origen racial o étnico, creencias religiosas, opiniones políticas, orientación sexual, estado de salud o cualquier otro dato considerado sensible por la normativa aplicable.

“Tratamiento”: cualquier operación realizada con Datos Personales, incluyendo su obtención, uso, almacenamiento, conservación, acceso, manejo, aprovechamiento, transferencia, comunicación, bloqueo, cancelación o eliminación.

“Cookies”: pequeños archivos o tecnologías similares que se almacenan en el dispositivo del usuario para recordar preferencias, mejorar la experiencia de navegación, analizar el uso del sitio web o apoyar actividades de marketing cuando corresponda.

“CITAE”: plataforma tecnológica que ofrece herramientas digitales para la administración de citas, reservas, clientes, recordatorios, reportes, ventas, pagos, facturación, marketplace, app móvil, sondeo comercial y operación de negocios de servicios.

“Plataforma”: sitio web, app móvil, panel administrativo, sistema de reservas, formularios, marketplace, app de sondeo, herramientas internas, integraciones y cualquier otro medio digital operado por CITAE.

“Comercio” o “Negocio”: empresa, local, consultorio, barbería, estética, salón, spa, clínica, estética canina, profesional independiente o cualquier prestador de servicios que utiliza o evalúa utilizar CITAE.

“Administrador del Comercio”: persona autorizada por el Comercio para gestionar la cuenta, configurar servicios, horarios, personal, clientes, reservas, pagos, reportes y demás funciones de la Plataforma.

“Colaborador” o “Staff”: empleado, recepcionista, profesional, prestador de servicio o persona autorizada por el Comercio para utilizar CITAE dentro de la cuenta del Comercio.

“Usuario Final”: persona que agenda, reserva, modifica, cancela, paga o recibe servicios de un Comercio mediante CITAE.

“Cliente del Comercio”: persona registrada por un Comercio dentro de CITAE para gestionar citas, historial de servicios, recordatorios, seguimiento o atención.

“Prospecto Comercial”: negocio, encargado, dueño o representante contactado por CITAE con fines de demostración, venta, sondeo, evaluación comercial o seguimiento.

“Prospectador”: persona del equipo de CITAE que visita, encuesta o registra información de negocios interesados o potenciales clientes.

3. Datos Personales recolectados

CITAE podrá recabar Datos Personales de Usuarios Finales, Comercios, administradores, colaboradores, prospectos comerciales y clientes de los Comercios, dependiendo del tipo de interacción que tengan con la Plataforma.

Los Datos Personales que CITAE podrá recabar incluyen, de manera enunciativa más no limitativa:

• Nombre y apellido.
• Correo electrónico.
• Teléfono y WhatsApp.
• Nombre del negocio.
• Tipo de negocio.
• Dirección, ciudad, colonia, alcaldía, municipio, estado y código postal.
• Ubicación aproximada o exacta del Comercio, cuando el usuario lo autorice o la ingrese manualmente.
• Cargo o relación con el Comercio.
• Horarios de atención.
• Servicios ofrecidos por el Comercio.
• Precios, promociones, disponibilidad y configuración de agenda.
• Información de citas, reservas, cancelaciones, reprogramaciones y recordatorios.
• Historial de servicios, preferencias o notas operativas registradas por el Comercio.
• Datos de colaboradores, roles, horarios, servicios asignados y permisos.
• Datos de facturación, cuando aplique.
• Datos relacionados con pagos, cobros, suscripciones o transacciones, cuando aplique.
• Información técnica como dirección IP, navegador, dispositivo, sistema operativo, fecha, hora de acceso, actividad en la Plataforma y registros de seguridad.
• Información obtenida mediante formularios, encuestas, demos, soporte, contacto comercial, app de sondeo o comunicaciones con CITAE.

CITAE no garantiza ni responde por la veracidad, exactitud, vigencia o autenticidad de los Datos Personales ingresados por los titulares, Comercios, administradores o colaboradores. Cada titular o Comercio será responsable de proporcionar información verdadera, completa y actualizada.

CITAE podrá solicitar información adicional cuando sea necesario para verificar identidad, atender soporte, procesar pagos, emitir facturas, prevenir fraudes, cumplir obligaciones legales o proteger la seguridad de la Plataforma.

4. Datos personales de Comercios, administradores, colaboradores y prospectos comerciales

CITAE podrá recabar Datos Personales y comerciales de Comercios, administradores, colaboradores y prospectos comerciales con la finalidad de evaluar la viabilidad de la prestación del servicio, registrar negocios interesados, agendar demostraciones, dar seguimiento comercial, configurar cuentas, brindar soporte, clasificar oportunidades comerciales y mejorar su proceso de ventas.

Estos datos podrán incluir nombre del negocio, tipo de negocio, dirección, ubicación, nombre del encargado, cargo, teléfono, WhatsApp, correo electrónico, horarios de atención, número aproximado de citas, herramientas actuales de agenda, problemas actuales de organización, interés en CITAE, disposición de pago, preferencia de seguimiento y notas internas del equipo comercial.

En caso de que un Comercio decida registrarse o contratar CITAE, los datos recabados durante el proceso comercial podrán utilizarse para crear la cuenta, configurar la Plataforma, brindar acompañamiento inicial, dar soporte y mantener la relación contractual.

5. Datos obtenidos durante sondeos, visitas comerciales, formularios y demos

Los datos obtenidos durante visitas comerciales, encuestas, formularios de sondeo o demostraciones serán utilizados para analizar las necesidades del negocio, clasificar su nivel de interés, dar seguimiento comercial, enviar información de CITAE, agendar demos, ofrecer pruebas gratuitas y mejorar la oferta de servicios.

Cuando un prospectador registre información de un negocio, CITAE podrá conservar la fecha, hora, usuario que levantó el sondeo, respuestas del formulario, nivel de interés, observaciones comerciales, medio preferido de contacto y consentimiento para seguimiento por WhatsApp, llamada o correo electrónico.

Las notas internas registradas por el equipo de CITAE deberán limitarse a información comercial necesaria para evaluar el prospecto y no deberán incluir datos sensibles, información innecesaria o comentarios ajenos a la relación comercial.

6. Política de datos sensibles

CITAE no solicita Datos Personales Sensibles como parte ordinaria de sus Servicios. Los usuarios, Comercios, administradores y colaboradores deberán abstenerse de ingresar información médica, diagnósticos, expedientes clínicos, datos biométricos, información religiosa, política, sexual o cualquier otra información sensible que no sea necesaria para la gestión de citas.

En caso de que CITAE detecte información sensible ingresada indebidamente en campos de notas, formularios, historial de clientes, soporte o cualquier sección de la Plataforma, podrá eliminarla, bloquearla o solicitar su corrección.

Si en el futuro CITAE habilita módulos específicos para sectores que requieran el tratamiento de información sensible, se deberán implementar avisos, consentimientos y medidas adicionales de protección conforme a la normativa aplicable.

7. Finalidad del tratamiento de los Datos Personales

CITAE tratará los Datos Personales para finalidades primarias y secundarias, según el tipo de usuario, relación con la Plataforma y servicios solicitados.

A. Finalidades primarias necesarias para prestar los Servicios:

• Crear, administrar y verificar cuentas.
• Registrar Comercios, administradores, colaboradores y Usuarios Finales.
• Configurar servicios, horarios, empleados, sucursales, disponibilidad y agenda.
• Gestionar citas, reservas, cancelaciones y reprogramaciones.
• Enviar confirmaciones, recordatorios, avisos operativos y notificaciones relacionadas con citas.
• Crear y administrar historial de clientes, servicios y reservas.
• Generar reportes operativos, administrativos o comerciales para el Comercio.
• Dar soporte técnico, atención al cliente y seguimiento de incidencias.
• Procesar pagos, cobros, suscripciones, comisiones o devoluciones, cuando aplique.
• Emitir facturas o comprobantes, cuando aplique.
• Prevenir fraudes, accesos indebidos, abuso de la Plataforma o actividades sospechosas.
• Atender solicitudes de privacidad, derechos ARCO, reclamaciones o requerimientos legales.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, administrativas o judiciales.

B. Finalidades secundarias no indispensables para prestar los Servicios:

• Enviar promociones, campañas, novedades o información comercial de CITAE.
• Invitar a demos, pruebas gratuitas, programas de referidos o accesos anticipados.
• Realizar encuestas de satisfacción, investigación de mercado o análisis comercial.
• Crear perfiles comerciales o segmentaciones internas.
• Medir satisfacción, tendencias de uso y oportunidades de mejora.
• Enviar contenido educativo, consejos, actualizaciones o recomendaciones para negocios.
• Usar información agregada, estadística o anonimizada para mejorar el producto y desarrollar nuevas funcionalidades.

El titular podrá negarse al tratamiento de sus Datos Personales para finalidades secundarias, sin que dicha negativa sea motivo para que CITAE niegue los servicios principales contratados.

8. Comunicaciones por WhatsApp, SMS, correo, llamadas y notificaciones

CITAE podrá enviar comunicaciones operativas relacionadas con el uso de la Plataforma, tales como confirmaciones de cita, recordatorios, cambios, cancelaciones, soporte técnico, avisos de seguridad, actualizaciones importantes y mensajes necesarios para el funcionamiento de los Servicios.

Asimismo, cuando el titular lo autorice o cuando exista una relación comercial previa permitida por la normativa aplicable, CITAE podrá enviar comunicaciones comerciales, promociones, invitaciones a demos, información sobre nuevos servicios, campañas, encuestas o novedades.

Las comunicaciones podrán enviarse mediante correo electrónico, WhatsApp, SMS, llamadas telefónicas, notificaciones dentro de la Plataforma, notificaciones push o cualquier otro medio habilitado por CITAE.

El titular podrá solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales sin que esto afecte el envío de mensajes operativos necesarios para el uso de la Plataforma.

9. Datos personales de Usuarios Finales y clientes de los Comercios

Los Comercios podrán registrar o recibir Datos Personales de sus clientes dentro de CITAE, incluyendo nombre, teléfono, correo, citas, servicios solicitados, historial de reservas, preferencias, comentarios operativos y cualquier dato necesario para la gestión de su atención.

El Comercio declara y garantiza que cuenta con autorización suficiente para registrar, cargar, administrar y tratar los Datos Personales de sus clientes dentro de CITAE.

El Comercio será responsable de informar a sus clientes sobre el uso de herramientas tecnológicas para la gestión de citas, recordatorios, historial de servicios y administración de su operación.

CITAE tratará dichos datos únicamente en la medida necesaria para prestar los Servicios contratados por el Comercio, incluyendo agenda, reservas, recordatorios, historial, reportes, soporte, pagos o facturación cuando aplique.

CITAE no venderá los Datos Personales de los clientes finales ni los contactará para fines ajenos a la prestación de los Servicios, salvo autorización correspondiente o disposición legal aplicable.

10. Datos de ubicación y geolocalización

CITAE podrá tratar datos de ubicación del Comercio, tales como dirección, código postal, colonia, municipio, ciudad, estado o ubicación en mapa, con la finalidad de registrar correctamente el negocio, facilitar visitas comerciales, mostrar disponibilidad por zona, completar formularios y permitir que los usuarios encuentren servicios cercanos.

Cuando se utilice ubicación exacta del dispositivo, CITAE solicitará el permiso correspondiente. El usuario podrá ingresar la dirección manualmente cuando no desee compartir su ubicación exacta.

En la app de sondeo o herramientas internas, CITAE podrá registrar ubicación relacionada con negocios visitados, rutas comerciales o zonas de prospección, siempre que sea necesaria para fines operativos, comerciales o de seguimiento.

11. Uso de tecnologías de rastreo en nuestro portal de internet y en nuestra aplicación

CITAE podrá utilizar Cookies, web beacons, píxeles, herramientas de analítica y tecnologías similares para operar el sitio web, recordar preferencias, mejorar la experiencia de navegación, analizar el uso de la Plataforma, medir campañas, detectar errores, prevenir fraudes y mejorar los Servicios.

Las Cookies podrán ser necesarias, funcionales, analíticas o de marketing. Algunas son indispensables para el funcionamiento del sitio o de la Plataforma, mientras que otras pueden utilizarse para medir comportamiento o mejorar comunicaciones comerciales.

El usuario podrá desactivar o bloquear Cookies desde la configuración de su navegador. Sin embargo, al hacerlo, algunas funciones del sitio web, la Plataforma o la App podrían verse limitadas o no funcionar correctamente.

12. Transferencias y proveedores externos

CITAE podrá compartir Datos Personales con proveedores tecnológicos necesarios para la operación de la Plataforma, tales como servicios de hosting, almacenamiento en la nube, correo electrónico, SMS, WhatsApp Business API o proveedores similares, pasarelas de pago, herramientas de facturación, analítica, mapas, soporte técnico, autenticación, seguridad y prevención de fraude.

Estos terceros tratarán los Datos Personales conforme a instrucciones de CITAE y únicamente para las finalidades necesarias para prestar los Servicios, salvo que exista autorización adicional o disposición legal aplicable.

CITAE también podrá comunicar Datos Personales a autoridades competentes cuando exista una obligación legal, requerimiento judicial, investigación, prevención de fraude, protección de derechos o cualquier supuesto permitido por la normativa aplicable.

La negativa para el uso de Datos Personales en finalidades secundarias no será motivo para negar los Servicios principales solicitados o contratados con CITAE.

13. Uso de información agregada, estadística o anonimizada

CITAE podrá utilizar información agregada, estadística o anonimizada para analizar tendencias de uso, mejorar sus Servicios, desarrollar nuevas funcionalidades, medir desempeño comercial, detectar necesidades del mercado, evaluar zonas de oportunidad, analizar sectores más interesados y elaborar reportes internos.

Cuando la información se utilice de forma agregada o anonimizada, no se buscará identificar directamente a una persona física específica.

14. Conservación, bloqueo y eliminación de datos

CITAE conservará los Datos Personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en este Aviso de Privacidad, mantener activa la relación contractual, prestar los Servicios, atender soporte, cumplir obligaciones legales, resolver controversias, prevenir fraudes y cumplir requerimientos administrativos, fiscales o judiciales.

CITAE podrá conservar datos de cuentas activas, cuentas canceladas, citas, historial de servicios, datos fiscales, datos de pagos, datos de soporte, sondeos, prospectos comerciales, logs de seguridad y cualquier información necesaria para cumplir obligaciones legales o proteger derechos.

Cuando los Datos Personales ya no sean necesarios, CITAE podrá bloquearlos, eliminarlos o anonimizarlos conforme resulte aplicable.

La eliminación de datos puede no realizarse de forma inmediata cuando exista una obligación legal, técnica, fiscal, contractual, administrativa, de seguridad o de resolución de controversias que justifique su conservación temporal.

15. Opciones y medios para limitar el uso o divulgación de los Datos Personales

Los Datos Personales serán tratados bajo medidas de confidencialidad y seguridad administrativas, físicas y técnicas razonables, limitando su uso a las finalidades establecidas en el presente Aviso de Privacidad.

El titular podrá solicitar la limitación del uso o divulgación de sus Datos Personales para finalidades secundarias, incluyendo comunicaciones comerciales, promociones, encuestas o campañas de marketing.

Para limitar el uso de sus Datos Personales, el titular podrá contactar a CITAE mediante el correo privacidad@citae.mx o el medio oficial que CITAE habilite para solicitudes de privacidad.

16. Medios para ejercer derechos ARCO y revocación del consentimiento

El titular de los Datos Personales podrá ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición y Revocación del consentimiento, conforme a la normativa aplicable.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular podrá enviar una solicitud al correo privacidad@citae.mx, indicando nombre completo, medio de contacto, derecho que desea ejercer, descripción clara de la solicitud y documento que acredite su identidad o representación legal.

CITAE podrá solicitar información adicional para confirmar la identidad del titular antes de entregar, corregir, cancelar, eliminar o modificar cualquier Dato Personal.

La respuesta será enviada al medio de contacto proporcionado por el titular dentro del plazo que establezca la normativa aplicable o dentro de un plazo razonable cuando no exista un plazo específico.

La revocación del consentimiento podrá implicar que ciertos Servicios no puedan seguir prestándose cuando el tratamiento de los Datos Personales sea necesario para operar la Plataforma, gestionar cuentas, administrar citas, prestar soporte, procesar pagos, cumplir obligaciones legales o mantener la relación contractual.

17. Aviso de privacidad corto y aceptación en formularios

En los formularios de registro, contacto, demo, sondeo, soporte, pago, reserva de cita o acceso anticipado, CITAE podrá mostrar un aviso de privacidad corto con enlace al presente Aviso de Privacidad completo.

Texto sugerido para formularios:

“Al enviar este formulario, aceptas que CITAE trate tus Datos Personales para contactarte, dar seguimiento a tu solicitud, agendar una demo, brindarte información sobre nuestros servicios y, en su caso, crear tu cuenta. Puedes consultar nuestro Aviso de Privacidad completo en el enlace correspondiente.”

CITAE podrá registrar fecha, hora, usuario, dispositivo, versión del documento aceptado y medio de aceptación cuando el usuario acepte este Aviso de Privacidad, los Términos y Condiciones o comunicaciones comerciales.

18. Protección de Datos Personales y seguridad

CITAE implementará medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los Datos Personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, uso, acceso o tratamiento no autorizado.

Estas medidas podrán incluir controles de acceso, registros de actividad, herramientas de seguridad de la información, respaldo de datos, confidencialidad del personal, capacitación interna, autenticación, monitoreo, cifrado cuando aplique y procedimientos internos de protección.

CITAE no será responsable por accesos no autorizados derivados de negligencia del usuario, contraseñas débiles, dispositivos comprometidos, accesos compartidos, falta de cierre de sesión, errores del Comercio o uso indebido por personal autorizado por el propio Comercio.

En caso de identificar una vulneración de seguridad relevante que afecte Datos Personales, CITAE actuará conforme a la normativa aplicable y podrá notificar a los titulares afectados cuando corresponda.

19. Comunicación de Datos Personales a autoridades

CITAE manifiesta su compromiso de cooperar con autoridades competentes cuando exista requerimiento legal, judicial, administrativo o regulatorio relacionado con prevención de fraude, seguridad, protección de derechos, investigación de ilícitos, cumplimiento de obligaciones legales o cualquier otro supuesto permitido por la ley.

CITAE podrá comunicar Datos Personales cuando sea necesario para cumplir la normativa aplicable, proteger la seguridad de la Plataforma, hacer cumplir sus Términos y Condiciones, atender reclamaciones, prevenir actividades sospechosas o proteger derechos propios, de usuarios o de terceros.

20. Menores de edad

Las cuentas de Comercio, administrador o representante de negocio solo podrán ser creadas por personas mayores de edad o representantes con facultades suficientes.

En caso de que un menor de edad utilice la Plataforma como Usuario Final para reservar o recibir un servicio, deberá hacerlo bajo supervisión y autorización de su padre, madre o tutor legal cuando resulte aplicable.

CITAE podrá eliminar, bloquear o limitar el tratamiento de información cuando detecte que fue proporcionada por un menor de edad sin la autorización correspondiente.

21. Cambios al Aviso de Privacidad

El presente Aviso de Privacidad podrá ser modificado en cualquier momento para atender cambios legales, técnicos, comerciales, operativos, de seguridad, de funcionalidades, de proveedores externos o de políticas internas de CITAE.

Cualquier cambio podrá ser informado mediante el sitio web, la Plataforma, la App, correo electrónico o cualquier otro medio disponible.

Se recomienda que el usuario revise periódicamente el Aviso de Privacidad para conocer la versión vigente.

Aviso de Privacidad de CITAE. Versión 1.0. Fecha de publicación: __/__/____. Última actualización: __/__/____.

22. Contacto de privacidad

Para dudas relacionadas con privacidad y Datos Personales, el titular podrá contactar a CITAE en privacidad@citae.mx.

Para soporte técnico, podrá escribir a soporte@citae.mx.

Para temas de facturación, podrá escribir a facturacion@citae.mx.

Para contacto general, podrá escribir a contacto@citae.mx.

23. Consentimiento del titular

Mediante la aceptación del presente Aviso de Privacidad, el titular manifiesta haber leído y comprendido su contenido, y reconoce que sus Datos Personales podrán ser tratados por CITAE conforme a las finalidades aquí descritas.

Existen casos en los que el consentimiento del titular no será necesario para el tratamiento de Datos Personales, especialmente cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales, mantener una relación contractual, prestar los Servicios solicitados, proteger derechos, atender requerimientos de autoridades o cumplir finalidades permitidas por la normativa aplicable.

En caso de que el titular no esté de acuerdo con el tratamiento de sus Datos Personales para finalidades secundarias, podrá solicitarlo mediante los medios de contacto establecidos en este Aviso de Privacidad.